Nos dias que correm é muito frequente esquecermos-nos de algo. Seja um trabalho, um aniversário, um jogo, uma viagem de um amigo, etc. Além disso à medida que o tempo passa é certo é que as nossas capacidades de organização e concentração vão esmorecendo.Sendo assim, as datas e a organização das nossas tarefas são directamente afectadas por estes esquecimentos e falta de planeamento.
Isso trás à baila, entre outros, o conceito "Getting Things Done" (GTD).
Getting Things Done (GTD) foi um sistema revolucionário de organização demonstrado no livro de David Allen que transforma as preocupações e sobrecargas pessoais num sistema de produtividade e organização de tarefas de forma eficiente.
O GTD baseia-se no princípio de que a nossa produtividade aumenta se conseguirmos tirar as tarefas da nossa mente e registá-las em algum lugar. Desta forma, a nossa mente fica livre do trabalho de se recordar de tudo o que precisa de ser feito, e conseguimos concentrar-nos de forma mais eficiente na tarefa que temos a realizar no momento.
David Allen não defende que devamos dar prioridade às tarefas. Diz que devemos criar uma lista de tarefas específicas de um contexto - listar o trabalho que temos para fazer no dia, as entregas, os sítios que temos que visitar, etc.
Outro ponto importante da sua teoria é que alguma tarefa que consigamos executar em menos de 2 minutos deve ser realizada imediatamente.
Citando a wikipedia:
"A psicologia do GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que precisamos de fazer. Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que temos para realizar algumas actividades são causados por uma insuficiência de planeamento inicial. Por exemplo, para cada projecto é necessário estabelecer inicialmente o que se quer obter quando se terminar o projecto e quais acções específicas são necessárias para se atingir esse objectivo. De acordo com Allen é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projecto e gerar a lista de acções que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planeamentos"
Sendo assim, e com vista a optimizarmos a nossa produtividade, há que recorrer a todos os meios possíveis. Modas mais antigas do género de autocolantes ou um simples Moleskine continuam a ser amplamente usadas. Mas porque não dispormos do bom que a tecnologia nos oferece. O Celso tem um post muito interessante no blog dele onde aborda ferramentas e formas de maximizar o seu seu rendimento.A nível pessoal ainda não tenho uma vida profissional exigente ao ponto de precisar de programas para me auxiliar com as minhas tarefas diárias. Mas as datas mais distantes (aniversários, datas de entregas de trabalhos, concertos, etc ) são facilmente esquecidas por mim. Há uns anos atrás contornei este problema memorizando as datas no telemóvel, que oportunamente me eram relembradas com um alarme aquando da data. Mas sempre que trocava de telemóvel perdia os dados, e muitos dos aniversários que já tive guardados foram infelizmente perdidos.
Felizmente, e como vem sendo hábito, o Google dá-nos uma ajudinha. Algo que considero indispensável nos dias que correm é o Google Calendar. Com a nossa conta google - que é única pois com o endereço de email temos acesso a todas as funcionalidades - temos acesso a um calendário onde podemos ter eventos privados e públicos. Ou seja, podemos ter eventos que queiramos guardar só para nós (uma data especial por exemplo), mas podemos ter também eventos públicos que queiramos partilhar com os amigos (datas de exames, de concertos, de jogos de futebol, corridas de f1, etc...).
Na prática isto é bastante útil, pois podemos ter vários sub-calendários dentro do nosso calendário que são partilhados por outras pessoas. A título pessoal, e como forma de exemplo, tenho subscrito um calendário de fórmula 1. Sendo assim, não precisei de adicionar manualmente todas as corridas desta season, apenas tive que as importar de alguém que as partilhou.
Outro ponto muito interessante no Google Calendar é o sistema de alertas. Estas podem ser feitas por email, por um pop-up, ou por SMS. O que a meu ver é algo de todo revolucionário. A partir de agora nunca mais temos que nos preocupar com alguma data mais especial, bastará colocá-la no Google Calendar e escolher ser notificado por SMS.
Além do mais, é totalmente sincronizável com programas de gestão de tarefas (Microsoft Outlook, Thunderbird - com uns truques que ensinarei em breve) o que o torna extremamente prático.
Com este sistema temos duas garantias fundamentais:
- Os dados não são perdidos, e as nossas tarefas e aniversários permanecerão lá (no programa e na net) mesmo em caso de avaria. O nosso portátil pode avariar, podemos perder todos os dados, mas bastará importar de novo a nossa agenda da internet para repor tudo.
- A informação está acessível de uma forma móvel e não só se estivermos junto do computador. Podemos ir de férias, estar na praia ou noutro sítio afastado do computador e da internet, e mesmo assim somos notificados da data ou da tarefa em questão pelo telemóvel.
No próximo tópico (muito brevemente) abordarei a forma de sincronizar o Thunderbird e o Microsoft Outlook com o Google Calendar, de forma a que em vez de precisarmos de ir ao site do google calendar, podemos adicionar directamente os nossos eventos no programa e ele encarregar-se-á de os transmitir e de os guardar no servidor do google.
Nota:
Os autores do blog pedem desculpa pelo longo tempo de ausência, mas devido à anormal dose de stress e trabalho que têm sentido este ano não tem sido fácil poder vir cá mais regularmente. O blog é apenas uma forma de nós partilharmos e trocarmos conhecimento com vocês, e não é nem pretende ser uma fonte de rendimento. Portanto os nossos esforços são dados no sentido de prepararmos da melhor forma a nossa vida profissional que está breve, deixando o blog para segundo plano. Espero que compreendam.
Agradecemos também os que nos apoiam neste projecto, e que insistentemente nos pedem para continuarmos.
Bem hajam
